How web designers collaborate successfully with clients

When hiring a web designer or a web design agency to create a new website, many customers underestimate the effort they have to bear on the project themselves. For an optimal result, the web designer is dependent on the input of the customer. The quality, completeness and punctuality of this work have an enormous influence on whether the web designer can complete the website project in the planned period and is able to fully implement his recommendations in terms of design and layout as well as the individual wishes of the client. In this article, you will learn what part of the client’s input work is, what it should ideally look like and what impact it has on the final result of the website project.

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Even if you decide to put the creation of your own website in professional hands, your own involvement and contribution to the project still plays an essential role, which strongly influences the final result. As a customer, the effort is limited, but the web designer cannot take over certain tasks for the customer. Punctuality, qualitative content, clear guidelines or feedback as well as detailed and clear communication play a major role here.

What this means in detail and what clearly falls within the customer’s area of responsibility for a professional website project, you will find out below.

Customer’s area of responsibility

In order for the web designer to be able to deliver a tailor-made website that corresponds to the planned end result, achieves the set goals and can be published in a timely manner, the client must do his part of the work in the highest possible quality, conscientiously and, above all, on time.

Certain steps in the web design process require, for example, the submission of website content, feedback or simply confirmation from the client before the project can proceed. If the customer does not perform these tasks from his area of responsibility or only inadequately and unpunctually, it is not possible for the web designer to implement the project according to plan. The web designer is therefore dependent on the customer’s input for several project steps and is completely dependent on it.

The following points are the sole responsibility of the customer when creating a new website:

  • Timely and complete response to questions and emails from the web designer before and during the website creation process (ideally within a few hours or days)
  • Willingness to place the website project high in the list of priorities of one’s own everyday life until its completion
  • Openness to recommendations from the web designer, even if they do not meet one’s own expectations (often the web designer knows much better which design is appealing to the target group and is suitable for achieving the customer’s goals)
  • Timely and complete submission of missing website content in high quality and appropriate format (unless agreed with the web designer that the content will be procured or created elsewhere)
  • Detailed and unambiguous feedback in written form (clear and comprehensible) on completed intermediate steps in the project process (e.g. after submission of the first draft of the website)
  • Punctual payment of invoices (e.g. down payment, interim or final invoices of the project)

Area of responsibility of the web designer

Of course, most of the work involved in creating a new website is done by the web designer himself. The prerequisite for an optimal result is, of course, that the web designer has appropriate experience in creating websites and has mastered his craft. In order for a website project to run smoothly, however, many other factors are also important that have nothing to do with web design itself and are the full responsibility of the web designer or web design agency.

These include primarily:

  • Before the start of the project: Extensive survey and written record of all wishes, goals and motivations of the customer behind the planned website project
  • Detailed clarification and advice to the customer on responsibilities, project schedule, time period and all other framework conditions necessary for successful cooperation
  • Timely and complete response to questions from the client on all topics related to the project
  • Regular collection and implementation of customer feedback and change requests after completion of individual intermediate steps in the project
  • Professional and responsible work throughout the entire project, from start to finish

Effects of inadequate cooperation on the part of the customer

Poor or no involvement of the client in a website project can have a devastating effect on the result or possibly ensure that the website is never completed or published. Above all, the procurement and sending of website content that can only be provided by the customer (e.g. personal photos, information on the company’s history, range of services, etc.) is essential for the web designer to be able to carry out his work completely and as planned and to complete the project.

We have summarized the most common problems with website projects caused by the customer and their effects for you in this chapter.

Unpünktlichkeit

Antwortet der Kunde beispielsweise unpünktlich (nicht innerhalb weniger Stunden bzw. Tage) oder garnicht auf Emails, deren Beantwortung unbedingt nötig ist, damit der Webdesigner am Projekt weiterarbeiten bzw. mit dem Projekt beginnen kann, entsteht dadurch eine Reihe von Problemen, die sich teilweise sehr negativ auf das Projekt und dessen Ergebnis auswirken können.

unpuenktlichkeit
Unpünktlichkeit auf Kundenseite kommt häufig vor und kann in einem Website-Projekt viele Probleme hervorrufen

Webdesigner betreuen in der Regel nicht nur einen, sondern mehrere Kunden und es kommen natürlich laufend neue dazu. Falls ein Projekt nicht innerhalb des vereinbarten Zeitraums abgeschlossen werden kann, weil der Kunde seinen Verantwortlichkeiten unpünktlich nachkommt, kann es sein, dass der Webdesigner in der Zwischenzeit schon an einem neuen Projekt für einen anderen Kunden arbeitet und deshalb aktuell nicht mehr die zeitlichen Ressourcen hat, um sich mit alten Projekten auseinanderzusetzen, die aufgrund von Unpünktlichkeit eines unzuverlässigen Kunden zwangspausiert werden mussten.

Das kann dann sowohl beim Kunden als auch beim Webdesigner für Frustration und Missverständnisse sorgen, die eigentlich von vornherein ausgeschlossen werden können, wenn der Kunde seinen Aufgaben pünktlich nachkommt.

In der Regel hält sich der zeitliche Aufwand des Kunden bei der Erstellung einer neuen Website stark in Grenzen (vor allem wenn es bereits Inhalte für die Website gibt). Schafft es der Kunde also nicht, z.B. bereits bestehende Inhalte per Email zu schicken oder schlichtweg auf eine Email zu antworten, liegt das häufig einfach an Faulheit, Unzuverlässigkeit, schlechter Organisation oder einer niedrigen Priorisierung des Website-Projekts im Alltag des Kunden.

In diesem Fall kann der Webdesigner dann aber auch keine Haftung dafür übernehmen, dass die Website pünktlich fertiggestellt wird und der Kunde muss damit rechnen, dass der Webdesigner sich in der Zwischenzeit bereits mit neuen Projekten anderer Kunden beschäftigt und deshalb weniger oder unter Umständen gar keine Zeit hat.

Natürlich gibt es auch häufig unvorhergesehene Ereignisse, die ein Website-Projekt verzögern können und die der Kunde bzw. der Webdesigner nicht direkt beeinflussen kann (z.B. Absage eines Fotografen für den Termin der Website-Fotos oder ähnliche Ereignisse). Sofern diese glaubhaft kommuniziert werden, wird der Webdesigner hier aber auf jeden Fall Verständnis entgegenbringen und entsprechend mehr zeitliche Ressourcen für das Projekt einplanen bzw. eventuelle Folgeprojekte weiter nach hinten verschieben.

Übermittlung von Website-Inhalten in schlechter Qualität

Eine zentrale Rolle im Webdesign spielt außerdem die Qualität der Inhalte für die geplante Website. Gemeint sind hier vorwiegend Bilder, Texte oder Videos. Vor allem mit professionellen Bildern lässt sich eine deutlich eindrucksvollere und authentischere Website schaffen, als mit einigen unscharfen Amateuraufnahmen oder billigen bzw. unpassenden Stockfotos.

Stehen dem Kunden keine qualitativen Inhalte für die Website zur Verfügung, sollte er das dem Webdesigner auf jeden Fall frühzeitig mitteilen und die Beschaffung bzw. Erstellung der Inhalte zeitnah veranlassen. Einige Webdesigner bieten auch Unterstützung bei der Inhaltsbeschaffung an.

Mit qualitativ schlechten Inhalten kann auch der beste Webdesigner der Welt keine herausragende Website erstellen, das steht fest.

Daher gilt: Falls Sie noch keine qualitativen Inhalte (vor allem Bilder) für Ihre neue Website haben, sollten Sie diese auf jeden Fall beschaffen bzw. beschaffen lassen, damit es dem Webdesigner möglich wird, eine professionelle Website für Sie zu erstellen, die optisch überzeugt und einen stimmigen Gesamteindruck hinterlässt. Wer schlechte Bilder und Inhalte liefert, kann von keinem Webdesigner erwarten, dass dieser daraus eine perfekte Website zaubert. Webdesigner sind keine Magier.

Mangelhafte oder unklare Vorgaben und Feedback

Geschmäcker sind unterschiedlich, auch im Webdesign. Es gibt aber viele Grundsätze und Faustregeln im Webdesign, nach denen sich jeder Webdesigner bei Kundenprojekten richten sollte. Wenn der Kunde in seinen Vorstellungen von diesen Grundsätzen abweicht, ist es die Aufgabe des Webdesigners, den Kunden darauf hinzuweisen und ein anderes Design zu empfehlen, falls das besser geeignet ist, um die Ziele des Kunden mit der Website zu erreichen.

Klare Vorgaben sowie ausführliches Feedback des Kunden sind für die Arbeit jedes Webdesigners essentiell

Dennoch gibt es auch sehr viele Bestandteile eines Website-Projekts, die rein von persönlichen Präferenzen und persönlichem Geschmack sowie den individuellen Vorstellungen des Kunden beeinflusst werden. Hier ist es besonders wichtig, dass der Kunde sich klar darüber ist, was er möchte und welcher Designstil ihm gefällt. Diese Präferenzen sollten dann möglichst klar und unmissverständlich an den Webdesigner zu Beginn des Projekts kommuniziert werden (z.B. in Form von Beispielen ähnlicher Websites, Skizzen, Bildern, Mock-Ups, als schriftliches Briefing, in einem Telefongespräch oder Ähnlichem).

Ändert der Kunde mitten im Projekt immer wieder seine Meinung und möchte Änderungen im Design, die ursprünglich nie vorgesehen waren, kann das schnell zu sehr viel zusätzlichem Aufwand für den Webdesigner führen, der nicht ohne weiteres erbracht werden kann.

Ähnliches gilt natürlich auch für Feedback während dem Projekt zu einzelnen Schritten, die aufeinander aufbauen. Je klarer, ausführlicher und eindeutiger das Feedback des Kunden zu diesen Zwischenschritten im Projekt ist, desto weniger Missverständnisse, Verzögerungen und Probleme werden im Projekts entstehen.

Grundsätzlich gilt: Kunden die Ihre Vorstellungen und Erwartungen der neuen Website klar und ausführlich an den Webdesigner kommunizieren und sich in Form von unmissverständlichem Feedback zu einzelnen Zwischenschritten aktiv am Projekt beteiligen, können mit einem sehr guten Endergebnis rechnen, das die eigenen Erwartungen mit hoher Wahrscheinlichkeit noch übertrifft.

Schlampige oder unklare Kommunikation

Nur mit klarer, sauberer Kommunikation von Seiten des Kunden weiß der Webdesigner, was der Kunde erwartet und kann sicherstellen, dass es zu keinen Missverständnissen kommt. Antwortet der Kunde unverständlich oder unvollständig auf Fragen des Webdesigners, kann dieser unter Umständen nicht nach Plan an dem Projekt weiterarbeiten oder muss Schätzungen darüber treffen, was der Kunde meint bzw. möchte.

The result: many misunderstandings, the correction of which in turn means additional effort and delays that could easily be avoided if the customer would take a little more time for detailed and clear answers.

The following applies here: As a client of a web designer, answer completely, unambiguously and in detail to all questions concerning the website project. This is the only way for the web designer to work cleanly and correctly meet your ideas and expectations of the new website. Short and incomplete answers will ensure that the web designer will not be able to continue working on the project or will implement things incorrectly, causing frustration and additional effort on both sides.

Result

As you can see, a smooth cooperation between web designer and customer is not a matter of course and requires a lot. Customers are often unaware of their area of responsibility in a website project and often fail to meet their obligations on time. This causes many problems, especially on the part of the web designer or agency, which often make it impossible to complete the project on schedule.

However, if the customer fulfills the tasks described above from his area of responsibility completely and reliably, nothing stands in the way of a successful website project that can also be completed on time.